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Matéria publicada em 03/2009

Artigo: Telefonia empresarial - Vinicius Soares da Silveira - Leucotron Telecom

Portal Bites

Em um momento de incerteza, onde a visibilidade de curto prazo se mostra obscura pela variação do dólar e desaceleração do consumo, as empresas estão, por um lado, buscando soluções que viabilizem o fechamento de negócios e tragam receita e, por outro, analisando toda possibilidade de redução do custo operacional.Neste contexto, tornar a equipe de trabalho mais produtiva significa maior faturamento per capita, o que paulatinamente diminui os riscos vinculados ao custo fixo da empresa. Se esta produtividade estiver associada a uma melhor utilização dos recursos, passamos a navegar em um cenário onde eficiência e eficácia contribuem para a rentabilidade da empresa.

Dentre as maiores preocupações dos empresários com relação ao sistema de telefonia estão: os gastos com celular; o controle da conta sem surpresas no fim do mês; as regras de utilização do telefone, incluindo ligações particulares de colaboradores; além da disponibilidade e inteligência do sistema.

A preocupação com gastos de celular engloba tanto as ligações feitas dos ramais dos colaboradores para aparelhos celulares, como as ligações geradas a partir de celular corporativo em posse do colaborador. O problema reside basicamente nas altas tarifas das chamadas de telefone fixo para celular e na falta de controle das ligações realizadas.

Uma oportunidade de economia é a substituição das chamadas de fixo para móvel por chamadas de móvel para móvel, que possuem tarifas reduzidas. A forma mais prática e confiável de se fazer esta migração se dá pela utilização de interfaces celular. Associadas ao sistema de telefonia da empresa, estas interfaces fazem automaticamente o trabalho de conversão, sem que a interferência do usuário. Isto quer dizer que a decisão por fazer uma chamada econômica passa a ser do sistema e não do usuário.

Agora, se é não é possível gerenciar o que não se mede, o que dizer sobre esperar melhorias. Assim, o primeiro passo para diminuir seus gastos com telefonia é medi-los. No que diz respeito à telefonia, existem ferramentas empresariais de tarifação que atuam como agentes estatísticos, gerando indicadores de uso do sistema telefônico que guiarão as ações de redução de custos, além de permitir uma rápida visualização sobre os resultados destas ações.

Outro ponto de preocupação das empresas são as ligações particulares. O gerenciamento e o controle sugeridos anteriormente tendem a reduzir este uso indevido, mas sozinhos não são capazes de sustentar uma política de uso do sistema. É necessário um plano de ação específico, que inclua, por exemplo, a criação de relatórios de acompanhamento individual e a separação das ligações particulares.

Porém, como não basta reduzir custos, é importante gerar rentabilidade. Se o principal objetivo da telefonia é prover comunicação entre pessoas, a inteligência de uma plataforma para estabelecer esta comunicação da forma mais proveitosa faz toda a diferença. O sistema de telefonia deve ir além da economia e prover também agilidade e qualidade no atendimento, flexibilidade, personalização e mobilidade.

Frente a um cenário turbulento as empresas podem optar por recuar, enxugar suas estruturas e entrar em uma espécie de abrigo subterrâneo, ou podem optar por utilizar a tecnologia para otimizar sua estrutura operacional e criar diferenciais competitivos, aproveitando inclusive um eventual momento de fragilidade da concorrência.

Deixando de lado o abrigo subterrâneo e organizando a trincheira, a abordagem do mercado se dará pelo relacionamento com o cliente: aproveitar oportunidades, fidelizar e aumentar o ticket médio. São objetivos que somente podem ser alcançados com uma ótima infra-estrutura, onde qualquer ligação do seu cliente para sua empresa seja um momento de encantamento e, por que não, um momento de venda.

Qual é a sua opção? A pseudo-segurança de um abrigo subterrâneo ou a saída para o mundo?

Vinicius Soares da Silveira, gerente de produtos da Leucotron Telecom.

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